中国城市环境卫生协会发（收）文管理办法
来源：秘书处
第一章 总 则
第一条 为加强本会文件管理，规范各类文件的发文流程，提高发文质量和效果，促进各项工作健康有序开展，依据国家有关规定和本会章程，制定本办法。
第二条 本办法适用于以本会名义拟定、提交、发布、发送的各类公文。
第二章 公文种类
第三条 本会公文种类主要包括请示、报告、公告、公示、决议（决定）、通知、通报、意见、批复以及其他相关函件等。
第四条 请示、报告类公文指本会向党建领导机关、登记管理机关、业务指导部门等提交的请求指示、批准的文件，以及向上级有关部门答复询问、报送相关信息和材料、汇报工作、反映情况的文件。
第五条 公告、决议类公文指本会就相关重要事项和重要会议决策向会员和社会发布的文件。
第六条 通知、通报类公文指本会就组织召开相关会议和活动、传达重要精神、交流重要情况等向会员和行业相关单位发布的文件。
第七条 意见、批复类公文指本会对有关问题和事件提出见解和处理办法、答复会员和有关单位请示的文件。
第八条 制度、办法类文件是指本会为规范内部治理和开展相关业务活动而制定的规章制度、管理办法等，是对特定范围的工作和事务制定的具有约束力的规范性文件。
第九条 其他由用于记载本会重要会议和事项的会议纪要以及用于与会员和相关单位沟通事务、交流问题、出具证明、进行推介的函件。
第三章 拟文原则
第十条 注重发文效用，发文应确有必要，避免不必要的发文和重复发文。
第十一条 公文拟定应当符合国家法律法规及其他有关规定，遵循明确对象、一文一事、主题清晰、条理清楚、内容完整、表述通顺、格式规范的原则。
第十二条 行文内容和表述应当保证政治正确、实事求是、客观公正，不得有虚假、夸大或涉及保密的内容。
第十三条 未经批准，本会下设机构、内设部门和个人不得以本会名义对外拟文。
第四章 格式要求
第十四条 本会公文的格式，原则上参照国家行政机关公文格式的相关要求执行，特殊情况可根据具体文件的类型、内容适当调整。
第十五条 公文结构一般包括标题、发文对象、正文、发文单位、发文时间、版头、编号、附件等项。
第十六条 标题应该准确、简明扼要，能够概括文件的主要内容，一般采用方正小标宋、二号字体并居中排。
第十七条 发文对象应使用全称或规范化简称，顶格编排， 用三号仿宋字体。
第十八条 正文结构分为一级标题（以“一、”开始编号，三号黑体）、二级标题（以“（一）”开始编号，三号楷体、加粗）、三级标题或正文（以“1.”开始编号，三号仿宋）、正文（含以“（1）”开始编号的内容，三号仿宋），各级标题和正文段落开头缩进2字，段落行距为28磅。
第十九条 正文中如有引用文件，应使用原文件全名（加书名号）并在文件名后面用括号标明文号。
第二十条 使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
第二十一条 应当规范使用标点符号，涉及量和单位的，应使用国际单位制表示。
第二十二条 如有附件，应在正文中描述，并于正文之后、发文单位之前注明附件名称，多个附件须按顺序编号。正文中如涉及图表，尽量以附件形式编排。
第二十三条 发文单位使用本会或本会分支机构全称，在正文下方靠右编排，发文时间排于发文单位正下方并写明具体日期（如：2022年7月1日）。
第二十四条 如有抄送单位，应在发文单位和发文时间之后列出。
第二十五条 所有附件在最后顺序列出，并于左上角标明“附件”字样（三号黑体），附件标题居中排、采用小二号方正小标宋字体。
第二十六条 定稿文件应使用带本会全称的版头，并根据文件类型和发文时间等进行编号。
第二十七条 涉密文件，应当在文件首页进行标注。
第二十八条 除会议纪要外，其余文件应当加盖本会印章。
第二十九条 本会分支机构的发文格式要求同上。
第五章 发文流程
第三十条 本会发文流程包括拟稿、核稿和修改、定稿审批、印制、用印、发送和登记归档等。
第三十一条 相关人员接到拟稿任务后，按照有关要求完成文件起草工作，提交部门负责人或相关负责人审核，提出修改意见。
第三十二条 涉及多个部门的文件，应经由各相关部门负责人依次审核。
第三十三条 经审核并修改的稿件，提交本会驻会副会长（秘书长）审批，根据审批意见进一步修改完善，直至定稿。
第三十四条 定稿批准后的文件，在全面校对无误后，由秘书处综合办公室负责办理用印、登记、印制、分类存档等事宜。用印应遵守本会印章管理办法和有关规定，加盖印章应位置正确、清楚端正，不得在文件的空白页上盖章。文件应分类妥善保管，重要文件扫描形成电子版，以备查用。
第三十五条 要认真落实文件寄送、发放、发布、宣传以及后续相关事宜，各相关部门和人员应积极配合协助。
第六章 收文管理
第三十六条 本会秘书处负责外来文件以及各分支机构来文的接收和处理。
第三十七条 收文办理程序一般包括接收、登记、转交、汇报、办理、记录归档等。
第三十八条 秘书处收到来文后，应做好登记，并根据发文单位、文件内容、紧急程度等，及时转交相关人员、部门负责人或驻会副会长（秘书长），汇报有关情况，确保相关人员和负责人及时知晓来文事宜。
第三十九条 相关领导就来文的处理作出指示和安排，经办人按照要求对收文进行处理，需要对收文作出书面回复时，按发文流程办理。
第四十条 秘书处应当做好收文的登记和归档工作，并保存办理过程中涉及的相关材料。
第四十一条 对收文办理的进度和情况，遵循跟踪督办原则，以保证收文能够得到及时、有效的处理。
第七章 附 则
第四十二条 本办法经2022年6月17日第六届理事会第七次常务理事会议审议通过，自发布之日起实施。
第四十三条 本办法由本会秘书处负责解释。
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